Постановка системы документооборота необходима для того, чтобы устранить проблемы, связанные с обращением документов в организации.
Это, в первую очередь, потеря документов, наличие дублирующих документов, задержки с отправкой и получением, ошибки в регистрации и оформлении документов, использование устаревших версий документов.
Многие организации в связи с ростом числа сотрудников и партнеров сталкивается с потоками неструктурированной информации. Без регламента документооборота на предприятии возникают запутанные маршруты прохождения документов, нечеткая номенклатура дел и, как следствие, проблемы с поиском документов.
В результате проекта по постановке документооборота предприятие получает:
- установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления (утверждения, анализа, обновления, идентификации, изъятия и т.п);
- единый регламент управления документацией в соответствии с требованиями международного стандарта ISO 9001:2015;
- персонал, владеющий навыками управления документацией в соответствии с утвержденными регламентами.
Автоматизация документооборота позволяет существенно повысить управляемость хранением и движением практически любых типов информации в организации (особенно в территориально распределенной), обеспечить прозрачность и управляемость бизнес-процессами и вывести на качественно новый уровень контроль их выполнения сотрудниками.
С помощью программного продукта
«1С:Документооборот» проектируется и поддерживается единая система электронного документооборота и бизнес-процессов с четкими ответами на вопросы: «кто делает?», «что делает?», «в какой последовательности?», «что получает на входе и предоставляет на выходе?», и самое главное «кто за все это отвечает?».